Hướng dẫn tham gia Thử nghiệm Thành Thạo

Phòng Thử nghiệm phải làm những gì để tham gia và đạt kết quả tốt hoặc phải xử lý ra sao khi kết quả không đạt? Dưới đây là một số lưu ý với các phòng thử nghiệm trong quá trình tham gia các chương trình thử nghiệm thành thạo do AoV tổ chức.

Thử nghiệm Thành thạo ngày nay đang được sử dụng là công cụ tích cực nhằm đánh giá chất lượng kết quả thử nghiệm của các phòng thử nghiệm. Đạt kết quả tốt khi tham gia các chương trình thử nghiệm thành thạo sẽ cung cấp bằng chứng độc lập, khách quan chứng minh độ chính xác trong các kết quả thử nghiệm đối với các bên quan tâm.

Tại Việt Nam, các phòng thử nghiệm mặc dù đã nhiều năm tham gia các chương trình Thử nghiệm Thành thạo của các tổ chức trong nước và quốc tế, tuy nhiên, các hướng dẫn tham gia của Ban tổ chức và đặc biệt là việc xem xét khắc phục khi kết quả không đạt yêu cầu thường bị xem nhẹ hoặc xử lý không triệt để. Vậy Phòng Thử nghiệm phải làm những gì để tham gia và đạt kết quả tốt hoặc phải xử lý ra sao khi kết quả không đạt? 

 Trong quá trình tham gia thử nghiệm thành thạo

  1. Lập kế hoạch: lên danh sách các chỉ tiêu cần công nhận/cần kiểm tra trong năm tiếp theo.
  2. Tìm kiếm thông tin chương trình: thông tin của các đơn vị tổ chức thử nghiệm thành thạo thường được đưa lên các trang web, bản tin Vinalab, các thư ngỏ gửi tới khách hàng… từ cuối năm trước.
  3. Lựa chọn chương trình thử nghiệm thành thạo phù hợp về cả chỉ tiêu, nền mẫu, thời gian tổ chức…
  4. Đăng ký chương trình theo đúng form đăng ký mà đơn vị tổ chức cung cấp.
  5. Nhận thông báo chi tiết chương trình từ Ban tổ chức: thời gian gửi mẫu, thời gian trả kết quả, thời gian trả báo cáo, các phương pháp thử được chấp nhận (nếu có)…
  6. Đảm bảo rằng có phương pháp thích hợp để phân tích mẫu thử nghiệm thành thạo: phương pháp sử dụng đã được xác định tính hiệu lực và phê duyệt, nên sử dụng phương pháp hàng ngày.
  7. Khi nhận mẫu từ Ban tổ chức, hãy phản hồi xác nhận tình trạng mẫu bằng fax/email. Trong trường hợp mẫu có vấn đề, Ban tổ chức sẽ có trách nhiệm gửi lại mẫu mới cho phòng thử nghiệm. Bước này bị nhiều phòng thử nghiệm bỏ qua, khiến cho công tác tổ chức gặp khó khăn. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến những kết quả không đạt trong khi tham gia chương trình thành thạo của các phòng thử nghiệm.
  8. Đọc kỹ hướng dẫn của Ban tổ chức gửi kèm theo mẫu, đặc biệt lưu ý đến điều kiện bảo quản mẫu trước khi tiến hành thử nghiệm, và yêu cầu về hủy mẫu sau khi kết thúc chương trình.
  9. Phân tích mẫu ngay sau khi nhận được, coi mẫu thử nghiệm thành thạo như mẫu thật. Cần ghi chép lại chi tiết và cẩn thận tất cả các thông tin của quá trình phân tích phục vụ cho việc truy xuất sau này.
  10. Nên chọn nhân viên có trình độ, tay nghề ổn định để tiến hành phân tích mẫu.
  11. Điền kết quả theo mẫu phiếu kết quả, cần tuân thủ triệt để các hướng dẫn của Ban tổ chức và phải kiểm tra lại các nội dung này. Ví dụ: số lượng kết quả phải báo cáo (thông thường báo cáo 2 lần), số chữ số sau dấu phẩy, giới hạn phát hiện, độ không đảm bảo đo, đơn vị …
  12. Trưởng phòng thử nghiệm/Quản lý kỹ thuật cần kiểm tra lại kết quả thử nghiệm, quá trình sao chép kết quả để đảm bảo các kết quả điền đúng đơn vị, các thông số được điền vào cột/ô thích hợp, kết quả sao chép không bị nhầm lẫn, các yêu cầu của Ban tổ chức đã được thực hiện đầy đủ.
  13. Gửi phiếu kết quả về Ban tổ chức đúng hạn. Yêu cầu Ban tổ chức xác nhận lại khi đã nhận được kết quả của PTN gửi về đồng thời kiểm tra lại một lần nữa các kết quả đã gửi, nếu có sai khác so với bản kết quả đã gửi đi thì phải thông báo lại ngay về Ban tổ chức.
  14. Nhận báo cáo sơ bộ (nếu có), kiểm tra lại tính chính xác của kết quả trong báo cáo, gửi phản hồi về Ban tổ chức nếu có sai lệch.
  15. Nhận báo cáo kết thúc và phiếu nhận xét về chương trình từ Ban tổ chức.
  16. Gửi phiếu nhận xét chương trình về Ban tổ chức.

Khi nhận được báo cáo kết thúc chương trình

  1. Đọc báo cáo thử nghiệm thành thạo, chú ý tới phương pháp tính toán thống kê được nêu trong báo cáo để tính toán lại kết quả nếu cần thiết.
  2. Khi nhận được kết quả không đạt, PTN cần phải kiểm tra lại tính chính xác của báo cáo. Nếu báo cáo đã được xác nhận là chính xác, PTN phải thực hiện phân tích nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa, thẩm tra hành động khắc phục. Nguyên nhân gốc rẽ của vấn đề có thể có trong các yếu tố sau: 
  • Thiết bị (thiết bị bị lỗi trong quá trình phân tích, thiết bị chưa hiệu chuẩn, sử dụng thiết bị không theo hướng dẫn phương pháp …)
  • Hóa chất, môi trường, vật liệu liên quan đến quá trình phân tích (hóa chất/môi trường hết hạn sử dụng mà chưa có đánh giá; dùng sai nồng độ …)
  • Phương pháp phân tích (dùng sai phương pháp, tính toán sai so với hướng dẫn …)
  • Nhân viên phân tích (không thực hiện theo quy trình, nhân viên mới, tính toán, ghi chép sai…)
  • Điều kiện môi trường phân tích (điều kiện phân tích không đảm bảo theo yêu cầu phương pháp…).

 

Trên đây là một số lưu ý với các phòng thử nghiệm trong quá trình tham gia các chương trình thử nghiệm thành thạo do AoV tổ chức. Hy vọng bài viết này đã làm sáng tỏ các thắc mắc của các phòng thử nghiệm lần đầu tham dự chương trình thử nghiệm thành thạo của AoV chúng tôi.

Rất mong nhận được sự hợp tác của các Phòng thử nghiệm.

Phạm Giang - PTD

Tin tức liên quan